Виртуальный офис — это высокотехнологичная структура, позволяющая непрерывно управлять бизнесом из любой точки мира. Сервис направлен на максимизацию эффективности и комфорта ведения дел, улучшение баланса между работой и личной жизнью, экономию времени и денег, благодаря чему признан экспертами одним из наиболее рациональных современных аутсорсинговых решений.

Виртуальный офис как новый подход к ведению бизнеса

Количество людей, работающих за пределами офиса, растет ежедневно, однако потребности бизнеса остаются прежними: обработка почты, общение с клиентами, открытие филиалов в других государствах. Автоматизировать управление предприятием, сделать удаленную работу проще поможет организация виртуального офиса.

Услуга направлена на обеспечение полноценного функционирования компании и обслуживание клиентов без аренды офисного помещения, покупки мебели и оборудования, найма штата офисных сотрудников и соответственно минимизацию затрат на организацию бизнеса. Вся работа проделывается в онлайн режиме, а создать виртуальный офис можно за считанные минуты!

В рамках такого сервиса клиент получает физический бизнес-адрес, на который можно зарегистрировать компанию, услуги по приему телефонных звонков и обработке почты, возможность арендовать переговорные комнаты для встреч и конференций, а также другие удобные инструменты для ведения бизнеса. А это значит, что можно попрощаться с головными болями, сопровождающими владельца фирмы во время бронирования офиса и поиска команды офисных сотрудников, и сосредоточиться на действительно имеющих значение аспектах бизнеса и увеличении прибыли.

Это отличный выбор для бизнесмена, идущего в ногу со временем, независимо от того, хотите ли вы расширить географию влияния и открыть филиал за рубежом, являетесь владельцем малого бизнеса или стартапа. Использование выделенного рабочего места актуально для сферы консалтинга, IT технологий, юридических услуг, торговли, в том числе и Интернет-магазинов, туризма, строительства, операций с недвижимостью, складской логистики и грузоперевозок, рекламы и маркетинга, индустрии развлечений.

Особенно полезен сервис удаленного ведения бизнеса, если он только набирает обороты — для нового бренда со слабой репутацией, пилотного проекта и стартапа. Владельцу компании на начальном этапе деятельности не по карману содержать физическое офисное помещение с полноценным штатом наемных сотрудников, редко использующиеся конференц-залы, создающие ненужную воронку расходов, оплачивать вместе с арендной платой коммунальные услуги, налоги, административные сборы. Но, к счастью, благодаря такому сервису, как виртуальный офис онлайн, на ранней стадии развития компании ее можно обеспечить присущей крупному бизнесу инфраструктурой без высоких эксплуатационных расходов, направив денежные средства на финансирование основных проектов.

Виртуальный офис фирмы функционирует всегда. Это незаменимая услуга для бизнесменов, которые часто отправляются в командировки и находятся в постоянных разъездах, так как позволяет создавать впечатление работы физического офиса, даже если руководитель редко бывает на рабочем месте. Главное — наличие доступа к Интернету.

Услуга виртуального офиса поможет нивелировать расходы на телефонную связь, если вы осуществляете международную деятельность. На звонки от лица компании отвечает многоязычный персонал. Также это выгодное решение при участии в тендерах и конкурсах, где ключевым является местонахождение компании.

Использование виртуального бизнес-офиса актуально, если планируется открыть филиал в другом городе, регионе или стране. Кроме значительных затрат на аренду офисного помещения, наем работников, международную мобильную связь, предстоит получить немало разрешений для осуществления своей деятельности. Все эти вопросы решаются очень быстро — путем организации виртуального офиса, а сделать это можно в любом государстве.

В ряде случаев компании совершенно не требуется физический офис, так как его содержание является лишней статьей расходов. Например, для Интернет-магазинов целесообразнее воспользоваться услугами аренды виртуального офиса и склада. Также подобный сервис весьма кстати, если планируется заняться Интернет-маркетингом, ведь операторы взаимодействуют с клиентами в телефонном режиме и могут работать даже из дома с помощью специального программного обеспечения.

Компания Silver Office предлагает услуги организации виртуального офиса с регистрационным адресом в странах Европы для рационального использования рабочего времени и оптимизации эксплуатационных расходов. Перенесите свой офис в любой из наших бизнес-центров, не переезжая в другую страну!

Преимущества виртуального офиса перед физическим

Виртуальный офис не лишен преимуществ физического, вы получаете реальный бизнес-адрес, а не теневой почтовый ящик. Часто в большом мегаполисе. А это позволяет повысить свой деловой имидж и имеет большой вес при взаимодействии с клиентами.

Согласно статистике, виртуальный офис позволяет увеличить продуктивность труда удаленных сотрудников на 32% по сравнению с офисными работниками. Этого удается добиться за счет времени, потраченного на поездку на работу, отсутствия отвлекающих разговоров с коллегами, благодаря возможности работать из любого места и применять адаптированные под потребности удаленного бизнеса инструменты.

В рамках использования выделенного рабочего места становится возможным:

  • Свести к минимуму время развертывания бизнеса при стартапе;
  • Быстро расширить географию влияния, не переезжая в другую страну;
  • Нивелировать расходы компании за счет отсутствия потребности аренды офисного помещения, покупки оборудования;
  • Избежать высоких тарифов международной связи благодаря использованию местного номера в стране, где вы ведете бизнес;
  • Уменьшить налоговые выплаты путем сокращения штата офисных сотрудников;
  • Краткосрочно (посуточно или почасово) арендовать помещения для бизнес-встреч, конференций, презентаций, переговоров;
  • Непрерывно вести бизнес, даже находясь дома, на даче или в командировке.

Основные инструменты виртуального офиса

Виртуальный офис представляет собой цифровую платформу для удаленного управления бизнесом из любой точки мира. Доступ к выделенному рабочему месту возможен в режиме 24/7.

Настроить работу виртуального офиса легко, исходя из своих потребностей. Как правило, воспользовавшись подобным сервисом, вы получаете:

  1. Юридический адрес. Виртуальный офис — это не воображаемое киберпространство или теневой почтовый ящик. Клиент получает присутствие в желаемом месте и реальный физический адрес, принимаемый фискальными службами для отчетности, который можно использовать для регистрации бизнеса и открытия счета в банке, что в корне меняет устоявшуюся концепцию удаленного ведения бизнеса. Кроме того, вы избавляетесь от необходимости использования домашнего адреса для получения документов, счетов, объявлений.
  2. Телефонные услуги. При использовании виртуального офиса вы получаете выделенный местный номер в стране, где зарегистрирована фирма. Звонки будут приняты личным секретарем от лица вашей компании. Таким образом, вы избавляетесь от высоких тарифов международной связи, необходимости постоянно отвечать на входящие вызовы. В аутсорсинговых контакт-центрах используются многоканальные линии, что сводит риск недозвона к нулю. Таким образом, благодаря виртуальному офису с местным номером вы больше никогда не пропустите важный звонок, даже если клиенты и сотрудники находятся в разных часовых поясах. VoIP телефония открывает новые возможности для бизнеса: интерактивное меню, переадресация и статистика звонков, общение в режиме конференцсвязи, голосовая почта. В нерабочее время непрерывную и эффективную работу офиса обеспечивают автоответчик и живые регистраторы, записи отправляются на электронную почту.
  3. Обработка документации. Услуга организации виртуального офиса с адресом включает регистрацию входящих и исходящих документов, обработку писем от клиентов и финансовых учреждений, отправку корреспонденции адресатам, подготовку и сдачу отчетности. Удаленные сотрудники виртуального офиса от имени клиента обрабатывают документацию, а вам направляют только готовых заключить сделку клиентов.
  4. Доступ к переговорным комнатам. Виртуальный офис в любое время, когда вам понадобится, может стать реальным. По запросу вы можете провести деловое совещание, корпоративную встречу или переговоры с партнерами в одном из специально оборудованных конференц-залов. А расширенные пакеты услуг позволяют получить неограниченный доступ к пространствам для встреч, консультаций и подписания договоров.
  5. Почтовое обслуживание. В рамках подобного сервиса клиент получает виртуальный почтовый ящик и полный пакет услуг по обработке писем, позволяющий управлять почтой на собственных условиях. Также аутсорсонговое решение направлено на создание и администрирование корпоративной почты.
  6. Секретарская поддержка. Большинство обязанностей в рамках виртуального сервиса выполняет личный секретарь, который действует в соответствии с указаниями владельца компании, согласовывая с ним все ключевые моменты и предоставляя исчерпывающие сведения о важных событиях. Ответственный помощник разрешит нестандартные ситуации, когда руководитель отсутствует на связи или находится на конференции, ответит на запросы налоговой, предоставит ксерокопии документации партнерам или инвесторам, отправит коммерческое предложение клиенту.